东莞市档案馆档案查阅利用制度

为了充分发挥馆藏档案的作用，更好地为社会各界提供档案信息服务，并确保在提供利用工作中档案的安全管理，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合本馆实际，制定档案查阅利用制度如下：

一、中华人民共和国组织和公民，持有单位介绍信、居民身份证等合法证明，可以利用本馆已开放的档案。

二、外国人及外国组织利用本馆已开放的档案，须经我市或上级有关主管部门介绍并经本馆领导审批同意。

三、开放档案的目录应在本馆查阅利用场所开架摆设，供利用者自行检索；利用者也可以通过摆放在本馆查阅利用场所的电脑自行查询开放档案目录。

四、机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用本馆保存的未开放的档案，须经本馆同意。

五、利用未开放的档案，利用者应提供档案形成单位的介绍信、本人身份证、工作证等合法证明，单位利用应在介绍信上写明需利用档案的基本内容，个人利用应说明利用目的及需要查询的档案具体内容。

六、利用涉密档案按国家有关保密规定办理。

利用1992年1月1日前形成的涉密档案，除绝密文件外，须经本馆同意。利用绝密文件，须经本馆及文件形成单位同意。形成单位已撤销的，由本馆办理。

移交单位利用其移交进馆的1992年1月1日后形成的涉密档案，应由移交单位保密员持移交单位主管领导审批意见的介绍信，经本馆领导审批同意后，可办理查询利用手续。需要复印的，除绝密文件外，移交单位主管领导还须在介绍信上加署同意复印的审批意见，经馆领导同意后可提供复印件并在复印件上加盖限期归还章，利用单位应在规定的期限内将该复印件归还市档案馆。

其他单位利用1992年1月1日后形成的涉密档案，必须征得档案形成单位的同意，并按上述有关规定办理。

七、档案移交单位可通过电话预约、传真等方式查询利用本单位已开放档案，但应由移交单位档案管理工作人员办理有关手续。

八、本市党政机关单位需要跨年度、跨全宗大量利用未开放档案进行专题研究、编史修志等工作的，必须提交有关批准文件，经馆领导审批后可以向利用者提供未开放档案目录供其自行检索，但涉及涉密档案的利用，按本规定第六条规定办理。

九、本市党政机关单位需要大量利用档案的，须事先将工作计划抄送本馆，以便安排利用。

十、利用本人有关招调工、学籍、工龄、任免等档案的，持本人身份证可以查询利用。

十一、利用本人有关宅基地档案、公证档案的，须持本人身份证或其它有效证件；委托他人查找利用的，应持有委托人授权书及其身份证件、被委托人身份证；档案当事人已经去世的，其直系亲属或法定继承人凭有关职能主管部门出具的证明文件及本人身份证，可以利用上述档案。

十二、公安、检察、司法部门及纪检、监察部门办理案件需要利用档案的，凭单位介绍信及查档人员工作证办理利用手续。涉密档案的利用按本规定第六条规定办理。

十三、律师在代理诉讼案件时需要利用与代理案件有关档案的，须出示律师事务所介绍信、律师证及代理当事人的委托书、身份证和立案证明文件。涉密档案的利用按第六条规定办理。

十四、利用移交单位提出限制利用的馆藏档案，利用者须征得移交单位的同意。

十五、利用寄存在本馆的档案，利用者须征得档案所有者的同意。

十六、馆藏档案实体原则上不外借利用，确因工作需要外借的，须持有关主管单位介绍信并经馆领导同意，双方签订《外借档案协议书》后方可借出，借出期限不得超过一周。借出的档案要妥善安全保管，归还时经检查无误，办理归还手续。如发现缺少、破损或遗失，追究借阅人责任。

十七、本馆馆藏档案的公布权，属于市档案馆及档案形成单位。其他单位如需通过展览、编辑出版等形式公布馆藏档案，须经市档案馆及档案形成单位同意。

有关单位和利用者在展览、编辑书刊、发表文章、研究著述中节引、摘录馆藏档案的，应注明“所用图片（资料）来（引）自东莞市档案馆”。

十八、本馆工作人员利用馆藏档案，须经馆领导批准。

十九、利用已公开的政务信息，按开放档案利用手续办理。

二十、利用者不得摘录或复印与所查问题内容无关的档案。根据利用者需要，本馆可在复印件上加盖原件证明章。

采用拍照、摄影、扫描等特殊利用方式的，须报馆领导审批同意。

二十一、利用馆藏珍贵档案、馆藏照片等特殊载体档案，应与本馆签订《关于使用照片档案（珍贵档案）的协议》，并只限协议规定的利用范围，不得随意扩散。

二十二、档案馆工作人员和利用者在提供和归还档案时，交接双方要当面清点核实。利用者必须维护档案实体及信息的安全，不得泄露档案机密，不得损毁、涂改、污损档案。

二十三、正在整理的档案，暂不提供利用。

二十四、利用者利用档案后，应及时填写好利用档案登记表，并反馈利用效果。