各镇（街道）党政办公室、社会事务办公室:

  为配合我市村(居)民委员会换届选举工作顺利开展，确保换届选举工作档案的规范化管理，根据《档案法》的有关规定，结合我市实际，现就做好村(居)民委员会换届选举档案管理工作的有关事项通知如下：

   一、村委会、社区居委会换届选举是我市村（社区）政治生活中的一件大事。换届选举过程中形成的文件材料，不仅是换届选举活动的真实记录，更是具体反映了村（社区）贯彻落实“三个代表”重要思想，加强村（社区）基层组织建设，实行村（居）民自治，扩大基层民主的真实历史记录。各镇（街道）要提高认识，高度重视，把换届选举档案的收集管理列入议事日程，以对历史、对事业、对人民高度负责的精神做好这项工作。

   二、镇（街道）和村（社区）两级选举组织应加强对村(居)委会换届选举档案工作的领导，要确定一名人员负责档案的收集、整理、归档、利用和移交工作。要完善制度，落实责任，把选举材料的形成、积累、整理和归档纳入选举工作程序、工作计划、列入有关人员职责范围，在选举的各个工作环节中同时安排，同时进行，确保归档文件材料齐全、准确、系统。

   三、换届选举的档案管理工作，镇（街道）和村(社区)两级选举组织必须严格执行国家、省有关的档案法规和我市档案管理的有关办法，确保换届选举档案安全与完整。镇（街道）选举机构形成的换届选举文件材料，归镇（街道）文书档案，选举工作结束后，由镇（街道）选举机构负责，移交镇（街道）综合档案室统一保管；村(社区)一级选举机构形成的换届选举文件材料，归村文书档案，选举工作结束后，由村(社区)一级选举委员会负责，统一交村(社区)一级档案室统一保管。镇（街道）、村(社区)两级要按照《村(居)委会换届选举工作文件材料收集范围》，及时系统地做好收集整理工作，确保档案质量。选举工作结束后十五天内，应做好档案的移交工作。移交时，要严格按归档范围和归档要求进行检查验收，办好移交手续。

   四、要严肃纪律，凡是换届选举中形成的具有查考和利用价值的文件材料都在收集归档范围之内，任何单位或个人不得私自留存和拒绝归档。密封的选票在保管期内未经有关部门批准，不得私自开启。档案的销毁，要严格按规定办理手续。在新老村委会班子交接过程中，任何人都不得将财会、经营等档案资料私自隐藏或拒绝移交。

附件：《村(居)民委员会换届选举工作文件材料归档范围》

二OO五年五月八日

村(居)民委员会换届选举工作

文件材料归档范围

一、镇（街道）综合档案室归档范围

1、上级和有关部门关于选举工作的文件、领导讲话；

2、市、镇选举工作意见、计划、要求、决定、会议通知议程、会议记录等；

3、选举工作的报告、请示、批复、重要问题的处理；

4、选举骨干培训材料和参加培训人员名单；

5、选举宣传提纲，宣传材料和标语；

6、上级和本级选举工作简报和情况通报；

7、选举工作的各种统计表；

8、村（居）委会选举结果报告表和当选的村（居）委会成员名册，村（居）民小组长名册；

9、村（居）委会选举中的来信来访记录，原始材料和处理结果；

10、村（居）委会成员当选证书、选民证以及各种选票样式等；

11、村（居）委会选举工作的书面总结；

12、选举前期准备工作中的调研资料及其他材料。

二、村（社区）档案室归档范围

1、上级有关选举工作的文件；

2、村（居）民选举委员会成员及推选情况材料；

3、宣传发动工作宣传材料；

4、村（居）民选举委员会发布的有关选举的公告，选民证、委托投票证、选票样式；

5、选民登记册；

6、村（居）民代表花名册；

7、候选人提名材料和提名大会资料；

8、选票、验票结果统计表、选举情况报告单；

9、村（居）委会成员花名册；

10、村（居）民小组长及村（居）委会下设委员会成员名单；

11、村（居）委会任期目标及职责分工，村（居）委会选举工作会议记录及其它材料，选举总结。