各地级以上市档案局，省直各单位档案部门：

   自国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)颁发以来，国家档案局、省档案局对《规定》的宣传贯彻工作提出了一系列要求。目前，各级机关单位档案部门正在根据要求，对本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行编制修订。为了更好地指导各机关的编制修订工作，保证工作质量，省档案局组织有关部门人员对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限进行了专题研究讨论，在国家档案局《规定》所附《文书档案保管期限表》的基础上，对机关文书档案的归档范围和保管期限进行了细化、分解、归类，制定了《广东省机关文书档案保管期限表》(以下简称《表》)，现予印发，并就有关问题说明如下：
   一、《广东省机关文书档案保管期限表》的编制思路
   编制机关文书档案保管期限表必须依据本机关的职能，而机关的职能一般可分为维持本机关正常运转的对内管理职能和对外进行管理的对外业务职能两种。其中各机关内部管理职能所产生的文件材料大同小异，而机关的对外业务职能工作产生的文件材料由于其承担的职能不同而各具特色。所以各机关在编制文书档案保管期限表时，“对内管理工作”部分，因工作内容大同小异而有很强的通用性。“对外业务工作”部分，因行政工作的手段、方法有一定的规律，其归档文件的内容也有很强的规律性。
   因此，我们将《广东省机关文书档案保管期限表》分为：对外业务工作和对内管理工作两部分。
    二、《广东省机关文书档案保管期限表》的应用
   (一)适用范围
   《广东省机关文书档案保管期限表》适用于广东省各级党政机关和人民团体的文书档案，军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。各机关所产生的专门档案，其归档范围和保管期限，按国家或省的有关规定执行。根据我省专门档案的情况，我们拟定了《广东省第一批专门档案名录》(见附件2)。其中所列均为现有并将继续产生的专门档案。过去已明确为专门档案但将来不继续产生的，《名录》中不再列出。
   各机关在其主要职能活动中形成的业务文件材料，原则上应列入本机关文书档案范围，已明确列为专门档案的除外。如本机关业务文件材料的形成规律和特征符合专门档案构成条件的，需由省级主管部门与省档案局一起研究制定具体的管理规范，列入专门档案进行管理。
   《广东省机关文书档案保管期限表》中的各种文件的电子文档保管期限和纸质文档的保管期限一致，归档的电子文档的元数据和背景信息也要同时归档。各种活动过程中形成的声像等其他载体的材料也按相应规范进行整理归档。
   (二)应用方法
   编制《广东省机关文书档案保管期限表》的目的是为各机关提供一个范本，在编制修订本机关文书档案保管期限表时参考使用，以减轻基层档案人员的工作量，保证编制修订工作的质量。其中，“对内管理工作”部分各机关基本上可以完全依照，无需另行制定。“对外业务工作”部分是各机关编制修订工作的重点，机关档案人员一定要在各业务部门的配合支持下，根据职责进行具体细化归类。“对外业务工作”部分是各级档案行政管理部门对各机关所报《文书档案保管期限表》进行审查的重点。
    三、其他情况说明
    (一)《广东省机关文书档案保管期限表》是在分析机关职能的基础上编制的，因此，以工作内容为类目名称。各机关在参考使用该《表》时可根据本机关实际，选用按问题设类或按机构设类。按机构设类时，可将《表》中归档范围和保管期限归入具体的机构，类目名改为机构名即可。
    (二)国家档案局8号令所附《文书档案保管期限表》第1、2条，对五大机关和三大人民团体召开代表大会、政协会、常委会、执委会、主席团、全体委员会、常务会、办公会议材料，已有明确规定。各级党委、人大、政府、政协、纪委、工会、共青团、妇联机关档案室按国家规定办理。
    (三)此表备注栏内标※号的为机关每年必须归档的文件，旨在提示档案人员每年度必须收集归档的基本范围。
    (四)表中“本机关”三字外加[]，是要求各机关在此替换为本机关的名称。其他具体的业务工作内容也要按本机关的实际情况进行具体化。

 

    附件1:广东省机关文书档案保管期限表.doc

    附件2:广东省第一批专门档案名录.doc
                                                              广东省档案局
                                                         二００七年九月二十一日