东档〔2014〕2号

关于启用东莞市电子文档中心的通知

各镇人民政府(街道办事处)办公室，市直各单位、中央和省属驻莞有关单位办公室：

为贯彻落实《中共广东省委办公厅 广东省人民政府办公厅关于印发〈广东省电子文件管理暂行办法〉的通知》（粤委办〔2010〕103号）和《转发国家档案局关于印发〈电子档案移交与接收办法〉的通知》（粤档发〔2012〕26号）精神，加强对各单位办公自动化产生的大量电子文件的管理，加快数字档案馆室一体化建设，为实现率先基本建成档案强市做好各项基础工作，现就启用“东莞市电子文档中心”有关事项通知如下：

一、市档案局（馆）已于2013年11月完成了“东莞市电子文档中心”（以下简称文档中心）第一、二期的开发建设，并在部分试点单位成功试运行。文档中心可与各单位办公自动化系统对接，各单位产生的电子文件可通过文档中心进行归档、管理、利用、移交（接收）、存储备份。

二、根据《电子档案移交与接收办法》第六条“电子档案自形成之日起5年内向市档案馆移交”的规定，我局决定从2014年起启用东莞市电子文档中心，对各全宗单位2014年起形成的电子文件（档案）进行在线接收、管理、统一安全备份和提供利用。凡属市档案馆收集档案范围的单位，应通过文档中心向市档案馆移交应移交的电子档案。

三、为更好推动文档中心的使用，确保新形成的电子文件及时、完整归档管理，我局将明确属于市档案馆收集档案范围的全宗单位分成3 个批次，分别进行培训指导，具体培训及有关安排详见附件1。请各单位认真填写《电子文件管理基本情况及培训回执》（附件2）和《各单位档案管理情况登记表》（附件3）于3月7日前报我局档案信息技术科。附件2可通过市府OA报送到“档案局信息技术科邮箱”，附件3必须加盖单位公章寄送至我局档案信息技术科。

四、根据《东莞市电子文档中心系统数据交换标准（试行）》（附件4）的要求，第一批次单位须于6月30日前完成本单位办公自动化系统、业务系统数据接口的修改，形成符合交换标准的电子文件数据包，并上传至“东莞市电子文档中心”进行测试，上传测试过程中有任何问题请及时反馈至我局档案信息技术科。其他批次单位根据启用文档中心的时间要求抓紧完成系统修改，或根据附件4的接口标准要求完善相关办公系统。

五、第一批次单位须于8月1日起，启用 “东莞市电子文档中心”进行电子文件归档管理，并于2015年3月1日前通过文档中心进行电子档案移交。第二批次单位须于2015年3月1日起启用文档中心。第三批次单位须于2015年8月1日起启用文档中心。2016年3月1日前，所有属市档案馆收集档案范围的单位须通过文档中心进行电子档案移交。以后，每年6月1日前，各单位须完成上年度电子档案的移交。

附件：1.属市档案馆收集档案范围单位名单（共三批）.doc

             2．电子文件管理基本情况及培训回执.doc          

             3．各单位档案管理情况登记表.doc

             4．东莞市电子文档中心系统数据交换标准.doc 

     （联系人：梁志峰、范清珍，联系电话：22832778、22839779）

东莞市档案局

                                                                          2014年2月12日